Vad gör vi när vi sitter i konferenssamtal?

Som en naturlig följd av att fler och fler samarbetar globalt ökar behovet av virtuella möten enormt. Ett av många exempel är IKEA, som har uppgett en ökning av virtuella möten från 14.000 till 190.000 över en period på fem år*. Skype har funktioner för virtuella team i den digitala tidsåldern men det kan vara en utmaning att behålla uppmärksamheten under en telefonkonferens och att bibehålla ett aktivt deltagande och fokus bland deltagarna.

Intercall, som är en av de största leverantörerna av konferenslösningar gjorde år 2014 en undersökning bland 530 personer, som visar att de flesta ser konferenssamtal som en möjlighet att kunna slutföra andra arbetsuppgifter.

Två tredjedelar av de tillfrågade svarade att de gör annat arbete när de deltar i konferenssamtall. Fyra av fem försöker dölja sin bristande uppmärksamhet genom att ”muta” sin mobil eller telefon. De fem främsta orsakerna till varför man sätter sig i ”mute-läge”.

1. För att minska bakgrundsljud (69%)

2. Att prata med andra (65%)

3. Gå på toaletten (50%)

4. Att äta eller att laga mat (35%)

5. För att besvara ett annat samtal (18%)

Källa: InterCall

Förutsättningar för virtuella möten

Det handlar det om att mötesledaren ska ha de rätta verktygen för att kunna leda det virtuella mötet på bästa sätt. Det är andra villkor som gäller än när man är i ett fysiskt möte. För att behålla deltagarna fokus och säkerställa deras närvaro så behöver man skapa engagemang för att inte deltagarna ska bli uttråkade och därmed flytta fokus till andra aktiviteter.

Virtuellt samarbete förutsätter att alla är mentalt närvarande och engagerade. När man leder ett konferenssamtal är det viktigt att sätta en tydlig agenda och regelbundet uppmuntra deltagarna till att dela sina tankar under hela mötet. En enkel lösning som att gå över till videosamtal som förhindrar deltagarna från att multitaska i bakgrunden.

Rör inte "tyst läge-knappen"

För att säkerställa aktivt deltagande under det virtuella mötet och öka engagemanget så finns det tips du kan använda.

Vi har skapat en guide med fem steg för hur du säkerställer ett effektivt, aktivt och involverande virtuellt möte:

  • Håll ditt möte kort

Studier visar att vi blir distraherade efter 10 minuter. Därför bör du planera dina möten i flera delar med planerade avbrott, där deltagarna kan få tillbaka sitt fokus och deltagande.

Det är ofta en god idé att bryta upp mötet i kortare sektioner och dela in deltagarna i mindre grupper om det är möjligt.

  • Sätt en agenda

Sätt en tydlig agenda för mötet, skicka material som ska läsas i förväg och ge alla en uppgift. Detta kan vara en kort presentation eller introduktion runt bordet. Håll reda på tiden och att det som diskuteras ger relevant fakta till alla deltagare.

  • Rör inte mute-knappen

Om du inte sitter i en bullrig och stökig miljö ska du inte röra mute-knappen. Under en telefonkonferens är det viktigt med aktivt deltagande, som möjliggör för spontana reaktioner så som skratt, frågor och diskussioner.

  • Aktivera deltagarna genom hela mötet

Lär er de digitala mötesreglerna och funktionerna så som handuppräckning, hur du skriver i gruppchatten med mera. Ju fler sinnen du stimulerar hos deltagarna desto mer kommer de att ha sin uppmärksamhet i mötet.

  • Gör det visuellt

Att gömma sig bakom ett mejl, en stor skärm eller en telefon kan göra distansen ännu större och så behöver det inte vara. Ögonkontakt är vårt mest grundläggande sätt att kommunicera. Kroppsspråk och ansiktsuttryck är några av de viktigaste kommunikationsmedel vi har. Därför är videosamtal ett bra verktyg för att underlätta diskussion under ett konferenssamtal.